Cómo anotar las tareas y tener la agenda bien organizada

Cómo anotar las tareas y tener la agenda bien organizada

Trucos para organizar la agenda de modo eficiente
Una agenda bien ordenada es un elemento infaltable en una vida social o laboral completa.

Trucos para organizar la agenda de modo eficiente
La agenda debe ser un lugar para anotar tareas de forma ordenada y pueda leerse facilmente. Te contamos algunos trucos para lograrlo.

Trucos para organizar la agenda de modo eficiente

La agenda es un elemento infaltable en una vida social o laboral completa. Allí dejamos testimonio de nuestras acciones, asentamos las obligaciones y recordatorios, hasta tenemos los contactos con sus detalles y las fechas importantes que debemos tener en cuenta.

Con tanto contenido, es habitual que nuestra agenda diaria y semanal entremezcle escritos, papeles y todo tipo de material, amenazando con convertirse en un pequeño caos en lugar de una herramienta de organización

Aquí te contamos algunos trucos simples para mantener una agenda bien ordenada, fácil de seguir, y muy eficiente, ya sea electrónica o en papel.

Organiza la agenda diaria y la agenda semanal

Cada domingo, o cada lunes por la mañana, define tu agenda semanal. Anota los compromisos por cumplir, las actividades que debes realizar… pero en un papel separado de tu agenda. Luego, analiza cada ítem, y ve anotándolos en el orden correcto en tu agenda diaria, para poder establecer así los horarios sin confusiones, claramente. Aprovecha esta doble planificación para anotar, junto a cada compromiso, lo que necesitarás para esa tarea, y marca en el día anterior una suerte de recordatorio.

Por ejemplo, el jueves a las 9:30 tienes una reunión con el jefe, para presentarle tu informe de productividad. Anota la cita en ese día y a esa hora, y anota el miércoles por la mañana un recordatorio de la cita, y lo que necesitas: “mañana 9:30 reunión con el jefe, tener lista la presentación”. Puede ser el día anterior o un poco más atrás, según lo que debas hacer. También escribe en tu recordatorio si hubiera que planificar y apartar tiempo para traslados, o si tuvieras que confirmar algunos minutos antes, para tener en cuenta estos tiempos al día del evento. Así evitarás los apuros y los olvidos.

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Las prioridades en tu agenda

Define las prioridades en tu agenda para mantenerla organizada. Si comienzas el día y notas que tienes dos o tres compromisos simultáneos, o en horarios muy próximos entre sí, define cuál es el imperativo e impostergable, cuál el secundario y cuál puedes descartar. Luego, haz los llamados necesarios para cancelar tus citas y reuniones, delegar responsabilidades en otra persona o lo que sea.

Hazlo como primera actividad de tu día, así te aseguras de tener los asuntos solucionados con tiempo suficiente en caso de haber otras eventualidades.

Anotando cada detalle en una agenda organizada

Al anotar tus reuniones y planificar tu agenda, hazlo de manera completa. En lugar de sólo anotar “reunión con el jefe” en el horario de las 9:30, escribe claramente que se trata de una reunión para presentar el informe, los materiales que necesitas, y cualquier toro dato de interés. Así no te sucederá de olvidar para qué o con quién era el encuentro.

Escribe el sitio, el horario, el “por qué” o “para qué”, el nombre de la persona, su teléfono y su dirección, todo lo que consideres que pueda ser de necesidad. Esto, de paso, dejará un jornal de antecedentes y si –por ejemplo- necesitas recordar con quién hablaste para pactar esa cita en qué día y en qué horario, sólo te bastará revisar la agenda.

Sigue estos trucos fácilmente para mantener tu agenda ordenada, y pueda ser una herramienta útil en lugar de un cúmulo de papeles con datos que no se entienden.

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