Una técnica de base para organizar cualquier tipo de evento

Una técnica de base para organizar cualquier tipo de evento

Técnica básica para organizar un evento
Debes anticiparte, planificar con tiempo, y asegurarte de cumplir con estos puntos de base para organizar eventos

Técnica básica para organizar un evento
Todos los eventos, sean grandes o pequeños, comparten algunos pasos básicos que debes llevar a cabo en su organización. Conócelos aquí

Técnica simple para organizar un evento

La organización de eventos comparte un método básico, sin importar si se trata de un pequeño cumpleaños familiar en casa o de un mega evento corporativo. Debes anticiparte, planificar con tiempo, y asegurarte de cumplir con estos puntos de base para simplificar las tareas y alcanzar el éxito.

La agenda es fundamental

Toma tu agenda, una planilla en el ordenador, un cuaderno o lo que sea, y crea tu agenda para el evento. Escribe allí las tareas por cumplir y los ítems por atender. Llevar una agenda no sólo te ayudará a no olvidar nada, sino a tener frescos tus contactos en cada área. Para ello, dedica unos minutos a revisar las páginas web de los proveedores de servicios y a consultar a quienes ya hayan organizado eventos, para tener un listado con tres a cinco alternativas en cada tema de antemano (comida, servicios, parking, sonido, iluminación y más). Cuando debas organizar un evento, ya tendrás tus proveedores clasificados.

Anota en tu agenda la línea del tiempo, desde hoy hasta la fecha del evento. Fija en esa línea las fechas límite para cada actividad (envío de invitaciones y confirmaciones, contratación de servicios, confirmaciones y más), y revisa la agenda cada mañana. No más olvidos ni apuros con algo tan simple como un calendario de actividades.

Detalles que hacen a la excelencia en tu evento

Dedica tiempo a determinar todo lo que necesites. Usa tu imaginación si no tienes experiencia en esto: visualízate ingresando al último evento al que fuiste, y fíjate qué hay a tu alrededor: un sitio con el mobiliario adecuado, comida, bebida, decoración, luz, sonido, filmación o fotografía, suvenires, micrófonos, pantallas… anota todo, estos son los ítems que deberás abarcar en tu planificación.

Pide ayuda en lo que necesites. Nadie es un superhéroe, y nadie te verá mal si organizas comités para dividir las tareas, aprovechando los conocimientos de tus asistentes. Asegúrate de pedir las cosas “por favor” y de agradecer y reconocer los esfuerzos ajenos: esto hará que todos trabajen más a gusto, con más motivación y eficiencia.

Y, finalmente, no trates de abarcar más de lo que te cabe en brazos. Si planificas con anticipación podrás dedicarte mejor y con más enfoque a cada ítem y actividad. Si dejas todo para último momento, o si intentas hacerlo todo solo, es probable que dejes de tener ese enfoque necesario y que te olvides cosas, desatiendas detalles fundamentales, y te estreses al punto de no disfrutar del evento en el momento.

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