Pasos para organizar un evento empresarial
Organizar un evento empresarial requiere de áreas y recursos distintos a cualquier otro evento. Veamos algunos detalles a considerar.
Un evento empresarial, difiere en cuanto a invitados, modos y formas de los eventos sociales e informales.
En este tipo de eventos, se debe tener en cuenta una gran variedad de cuestiones, hay muchísima más planificación y control, y se requiere una excelente evaluación para conocer si se consiguieron los objetivos previstos por la organización.
Los eventos corporativos tienen diferentes tipos de organizadores, dependiendo de a quienes van dirigidos y el por qué. Por ejemplo, una presentación de un nuevo producto, será un evento que lo dirigirá el departamento o área de marketing/relaciones públicas o ventas. Va a depender mucho como estará constituido el organigrama de dicha empresa. Otros eventos, como lo son: cursos de capacitación, family day, visitas guiadas, pueden estar dentro del área de recursos humanos.
Pasos para organizar un evento empresarial
- Diagnóstico de situación: se realiza un relevamiento en la empresa sobre eventos similares anteriormente desarrollados, cuáles fueron sus objetivos, si se cumplieron las expectativas de los directivos y el personal jerárquico, si realmente impactó y se cumplieron los objetivos de los invitados, cuales fueron los problemas que han sucedido, cómo se controlaron, cuáles fueron los proveedores contratados, si fueron o no eficientes en el proceso de organización del evento, etc.
- Presupuesto: se tiene un cupo de dinero estimado, en general, cada área siempre tiene un presupuesto anual a su disposición para ser utilizada, son los gerentes de área quienes darán las órdenes de cuánto se dispone para realizar dicho evento.
- Planificación: se utiliza rigurosamente la calendarización, la planificación, y un sistema llamado diagrama de Gantt y camino crítico. Estas técnicas son excelentes herramientas para maximizar los tiempos, controlar que todas las acciones se ejecuten, saber quiénes son los encargados de desarrollarla y el tiempo límite que tienen para lograr terminar la actividad requerida.
Todas las acciones a ejecutar tienen cierta creatividad y van dirigidas con el objetivo de impactar a los invitados, ya que, en general, siempre se tratará de lograr los siguientes objetivos, a nivel invitados:
Lograr promoción y publicidad en medios masivos de comunicación, lograr aumentar el volumen de ventas, lograr que los empleados capacitados resulten eficientes en sus roles de trabajo y lograr una mayor motivación por parte del publico interno de la organización.
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