Cómo planificar cualquier tipo de evento

Cómo planificar cualquier tipo de evento

Las bases de la planificación exitosa
Toma un tablero, una pizarra o lo que quieras. Es necesario apuntar todo para facilitar la tarea de organización.

Las bases de la planificación exitosa
Toma nota sobre estas claves básicas de la organización, y haz que todas las tares de todos tus días sean tan simples, eficientes y puntuales como puedas.

4 pasos para una buena planificación

Solemos recomendarte útiles consejos para organizar y planificar todo tipo de eventos, atender tareas específicas, y cumplir tus pendientes de la manera más económica posible. Pero hoy queremos hacer un repaso por las bases de lo que significa planificar, ser estratégicos y lograr una buena organización de cualquier situación, proyecto y meta.

Toma lápiz y papel, tu ordenador, un tablero, una pizarra o lo que quieras. Es necesario escribir o apuntar todo, para facilitar la tarea. Con algo de práctica podrás hacerlo mentalmente, aunque tomar nota es una manera mucho más eficiente de liberar a tu cabeza de tanto trabajo.

Pasos para planificar cualquier evento o actividad

Primero, define cuál es el objetivo, la tarea, lo que sea que estés planificando. Por ejemplo: “Cumpleaños de mi hijo”, “Presentación de informe en el trabajo”, “Arreglar el jardín para el verano”, o lo que sea.

 A continuación, apunta la fecha en la que sucederá el evento y, si te sirve, la cantidad de días, semanas o meses que tienes para planificarlo. Así podrás dividir mejor tus tareas.

Anota los detalles de la meta o evento, todo aquello que debas hacer y que no debes olvidar. Por ejemplo, en el caso de “Organizar una presentación de informe”, apunta si necesitas preparar una presentación para mostrar en pantalla, copias en papel para todos los asistentes, contratar el servicio de cafetería o catering, rentar mesas y sillas, etc.
Incluye también lo que tú debes atender desde tu punto de vista personal: qué ropa usarás, si debes hacer una cita en la barbería o salón de belleza, si necesitas tomar una clase antes del evento, y demás. Escríbelo en forma de lista, para poder ir borrando o tildando lo que ya has realizado.

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Si vas a rentar elementos o contratar personal, anota en otra lista cuál es la empresa o persona que brindará el servicio, y su información de contacto. Ve escribiendo junto la fecha en la que hiciste el pedido, el número de orden, y la fecha en la que debes confirmar la solicitud. Por ejemplo, el día o la semana anterior al evento, para asegurarte de todo.

En algunos casos, la planificación pasará más por lo que NO debes hacer, que por lo que SÍ tienes que hacer. Apunta todo claramente, y tenla siempre a la vista para poder repasarla a diario. De este modo, no quedarán pendientes ni elementos librados al azar, y podrás dedicar tu energía no a recordar, sino a prepararte para el evento.

Bases de la organización: Un último repaso

Unos días antes del evento, ya deberías tener todo listo, los informes realizados, los papeles impresos y las confirmaciones de asistencia en tu casilla de email. Dedica este último tiempo a repasar, incuso ensayar tu tarea en ese evento, y asegúrate de conocer muy bien lo que estás haciendo.

Puedes aplicar esta técnica de organización para cualquier cosa que tengas que hacer, incluso cuando vas de compras al mercado (organizando qué, dónde y cómo lo comprarás), y hasta para preparar los estudios en los exámenes finales. La organización, bien aplicada, es la manera más eficiente de simplificar tu vida. ¡Pruébalo!

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