El objetivo del evento, la primera decisión antes de comenzar
El primer paso para organizar un evento es determinar su objetivo. Todo lo demás se desprenderá de esa decisión.
Lo más importante antes de planificar un evento
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Antes de toda organización, hay que tener bien en claro una cosa: el objetivo del evento. Será en base a ello donde comenzará todo el proceso de planificación.
Los objetivos, a veces, se enlazan entre sí. Y dependerá del tipo de evento que se realice. Los eventos se dividen en:
- Eventos sociales: Bodas, bautismos, cumpleaños, etc.
- Eventos empresariales: Inauguración de una sucursal de la empresa, la presentación de un nuevo producto, un almuerzo o desayuno de trabajo, entre otros.
- Eventos oficiales: Cartas credenciales de diplomáticos, reuniones bilaterales, inauguración de nuevas sedes gubernamentales, etc.
Cada evento tiene su propósito y es a partir de allí que se le da sentido a toda la organización del mismo.
Todos por un mismo objetivo
Suele suceder que los objetivos de quienes son los anfitriones del evento no son idénticos entre sí. Esto suele ocurrir en una boda, por ejemplo, donde suele suceder que el objetivo de la novia es estar espléndida y recordar su celebración como el día más feliz de su vida, y el del novio es que haya mucha fiesta y baile toda la noche. Como se entiende es una boda, pero los objetivos de ambos son distintos (aunque pueden ser compatibles) se orienta de forma distinta la planificación de este evento social. Como sea, hay que tratar de coordinar los objetivos de ambos, cuando los que organizan el evento son más de una persona.
El objetivo, base de toda la organización
El objetivo del evento va a permitir planificar todos los aspectos, ya sea la temática de la ambientación, el tipo de show (si lo habrá), el tipo de escenografía, etc. Si una novia tiene como objetivo un casamiento al estilo princesas, una estancia estilo castillo, una entrada arqueada con flores naturales y un carruaje tirado por caballos, serán algunas opciones que le gustaría tener en su boda. En cambio, si la novia quiere una boda al estilo hawaiano, la escena será la playa, la gastronomía tropical y ligera, al igual que la vestimenta, los centros de mesa y los demás elementos de decoración.
Recuerda entonces, que la meta es el inicio de las acciones exitosas, siempre hay que consultar al anfitrión antes de comenzar a planificar el evento, sobre lo que desea, cuál es su objetivo, qué quiere lograr con este evento, cómo quiere sentirse y qué es lo que más quiere destacar.
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