Ideas para organizar una presentación de informes exitosa

Ideas para organizar una presentación de informes exitosa

Cómo planificar una presentación de informes
Cuando estés ensayando tu informe verifica qué materiales lo harán más claro y completo

Cómo planificar una presentación de informes
Si vas a presentar informes frente a una audiencia, deberás ensayar tu discurso y tener todo listo para que sea exitosa. Aquí tienes algunos tips útiles

Tips para organizar la presentación de un informe

Ya tienes listo ese informe que tu jefe te ha pedido. Has investigado, llegado a conclusiones interesantes, y tienes toda la documentación necesaria. Sólo falta planificar cómo será la presentación, para captar plenamente la atención de todos los presentes, y convidarles con una experiencia que ciertamente te pondrá en la mira para ese futuro ascenso.

Ensaya tu presentación

Lo mejor es hacer una presentación de prueba con tu pareja, un amigo o alguien que pueda ayudarte, para que te de ciertas notas sobre tu lenguaje corporal, la claridad de la información y su atractivo. Pero si no tienes a quién pedirle ayuda, ensaya tú mismo el informe, usando un gran espejo si lo tienes, filmándote con tu Smartphone, o simplemente ensayando cómo dirás las palabras.

Para no olvidarte de brindar información clave, crea notas que te ayuden a recordar no sólo el contenido, sino también su orden. Cuando estés haciendo tu presentación podrás consultarlas sutilmente, o bien dejarlas frente a ti y a la vista, para que no interrumpan tu discurso. Para que sean más efectivas, anota en una sola hoja de papel las palabras clave que te ayuden a recordar. Por ejemplo, no hace falta que apuntes “Establecer la necesidad de determinar un presupuesto para todo el proyecto”, sino apunta solamente “presupuesto”. Ya que has ensayado tu presentación, sólo esa palabra te ayudará a recordar de qué se trata ese punto sobre el que vas a explayarte.

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Materiales listos para la presentación

Cuando estés ensayando tu informe verifica qué materiales lo harán más claro y completo, y prepáralos para el momento de la presentación. Algunos muy importantes son carpetas con el informe en sí, de modo que cada miembro del directorio o cada uno de los presentes pueda tener sus hojas, e ir repasándolas conforme vas dando tu presentación. En caso de que haya muchos asistentes, puedes simplificarlo exponiendo diapositivas en una pantalla grande, usando para ello un proyector, de acuerdo a lo que haya disponible en tu oficina. Si el informe es muy importante y no cuentas con esta tecnología, no dudes en rentarla para la ocasión.

También es conveniente contar con refrescos y bocadillos, si tu exposición va a ser prolongada. Al menos pon agua mineral fría y vasos suficientes, además de algunos bocadillos simples (al menos bollería y panificados, o caramelos, lo que sea más conveniente), para hacer el ambiente más relajado y evitar que la sed o el hambre de los presentes los distraiga de la importancia de tu presentación.

Recuerda confirmar la fecha y la hora de tu presentación al menos un día antes, y averigua la cantidad de asistentes para tener suficientes materiales, bocadillos y bebidas. Media hora antes de presentar tu informe, organiza la sala donde harás la exposición, estableciendo los asuntos de visualización de la pantalla, iluminación general, cantidad de sillas y mesas, y pon las carpetas o los materiales necesarios en frente a cada asiento, de modo que al llegar los asistentes el sitio ya esté listo. No te olvides de vestir de acuerdo a la ocasión, refréscate lavando tu rostro y tus manos antes de entrar a la sala (recuerda visitar también el sanitario), y repasa una vez más tu lista de palabras clave, para activar tu mente y hacer una presentación de informes más que exitosa.

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