Claves para organizar un seminario o taller público

Cómo planificar un seminario
Algunos consejos para saber cómo planificar un seminario, charla, taller o curso corto presencial.

Claves para planificar un seminario o taller

¿Toca organizar un seminario o una clase pública con varios asistentes? A diferencia de las clases académicas (de la escuela o Universidad), estos eventos deben resumir todo el contenido para ser impartido en sólo una sesión, en general de más larga duración. Por eso, la mecánica debe ser algo diferente: ir más directo a los puntos específicos, integrar preguntas y evaluaciones si las hubiera, y dejar en los asistentes no sólo el conocimiento, sino también una grata experiencia.

Planificando los contenidos y la clase

Lo primero que debes hacer es definir, en forma precisa y bien detallada, cuál es el tema de que se hablará en el seminario. No basta con decir que se trata de una clase de “carpintería”. Para el éxito del evento, debes establecer un tema como “técnicas de carpintería para elaborar muebles de viviendas”, o “Herramientas de carpintería y sus usos particulares en distintas maderas”, por ejemplo.

Una vez que tengas el tema principal bien definido podrás decidir los sub-temas. Recuerda escribir la lista para tener una visión más clara respecto del orden y la adecuación de los conceptos, incluyendo tu presentación, la introducción al tema, los asuntos específicos en el orden en que sean necesarios, los momentos de preguntas o actividades prácticas, la conclusión y el cierre con despedida.

La diferencia entre un seminario organizado y uno improvisado

Un seminario, taller o clase bien organizada será evidente a los ojos de los asistentes. No sólo el lugar será el adecuado para la cantidad de inscriptos, sino que también debes corroborar que la luz sea la ideal, que existan las tecnologías necesarias (proyectores de imágenes o videos, sistemas de sonido y más), que haya suficientes asientos o sitios de apoyo para que los asistentes puedan escribir en sus apuntes, y otros asuntos que hagan a la comodidad.

Dependiendo de cada caso particular, también planifica con tiempo, haz las contrataciones necesarias y asegúrate de que todo esté en condiciones hasta dos horas antes del evento, respecto de:

– Conexión de WiFi liberada (sin clave, o aportando la clave a los asistentes)

– Credenciales, cuadernos o la papelería útil

– Material para las prácticas, suficiente para todos los asistentes

– Cartelería o proyecciones (o papelería) para que los asistentes puedan participar en redes sociales y otras vías de comunicación

– Espacio de parking libre y gratuito

– Comida y bebida suficientes para el copetín, con servicio de mozos

– Y todos los demás elementos que consideres apropiados, dependiendo del tema y modalidad del evento.

Recuerda que el cierre de tus seminarios dictará, en gran medida, cómo y por cuánto será recordado. Procura finalizar con una actividad entretenida, que puede ser un almuerzo, un sorteo por el número de las credenciales usando como “premios” los materiales y elementos provistos por los auspiciantes, clases particulares sobre el tema de interés, u otra cosa. Terminar el evento de un modo más libre y entretenido hará que todos vuelvan a casa gustosos de haber asistido y, sobre todo, deseosos de volver a asistir a tus seminarios.