Claves para lograr que la reunión sea provechosa

Claves para lograr que la reunión sea provechosa

Cómo organizar una reunión exitosa
Si la reunión dura más de 2 hs., se transforman en desayunos, almuerzos o meriendas de trabajo

Cómo organizar una reunión exitosa
En muchas reuniones de trabajo se divaga más de lo que se trabaja. Para aprovechar lo mejor posible la reunión, sigue estos consejos.

Orden de reunión para que sea exitosa

Muchas veces nos pasa que tenemos que reunirnos con nuestros compañeros de trabajo para planificar la jornada o emprender un proyecto, pero sucede que a pesar de que todos sabemos que estamos allí para trabajar, las horas pasan y no podemos tratar los temas puntuales, o terminamos la reunión sin conclusiones.

Para lograr que la reunión sea exitosa es importante la planificación previa y el armado de un cronograma. Si eres moderador u organizador, es tu responsabilidad velar para que se toquen todos los puntos de la orden de la reunión.

Entonces, lo primero será realizar la orden de la reunión con los puntos a tratar, y dependiendo de esto se verá si es necesario avisar con mayor o menor antelación, en caso de que los asistentes tengan que tener preparado material para presentar o para contribuir al proyecto. También de la orden de la reunión se desprenderá el tiempo que le dedicaremos a cada tema.

Detalles de organización

Las reuniones de trabajo son para debatir puntos específicos y pueden durar como mucho 2 horas, si duran más, se transforman en desayunos, almuerzos o meriendas de trabajo. Deberemos acotar los puntos a tocar y ser meticulosos en el trato de cada uno.

Cuando tenemos la orden de la reunión armada convocaremos a los asistentes, que serán las personas indispensables para la etapa en la que se encuentra el trabajo o el proyecto. Si la reunión tiene más de 10 integrantes será complejo manejar los tiempos, por lo que si es necesaria esta cantidad o una mayor, lo mejor será pautar líneas de acción que se discutirán poco tiempo, y luego cada uno se dedicará a trabajar según corresponda.

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Al momento de la reunión es bueno ofrecer algo para tomar, pero no tiene que ser motivo de distracción, llamar a un bar o solicitarle a algún asistente que tome el pedido antes que la reunión comience es la mejor forma.

También será necesario tener listos anotadores y lapiceras para los que olviden traer lo suyos, y contar con un asistente que se encargue de anotar las ideas claves y los acuerdos a los que se llegue durante el encuentro. Ni bien terminada la reunión, nos ocuparemos de transcribirlos y hacérselos llegar a los que asistieron para que no confundan u olviden lo hablado.

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