Consejos e ideas para organizar una entrega de diplomas y la reunión posterior de celebración

Consejos e ideas para organizar una entrega de diplomas y la reunión posterior de celebración

Cómo organizar una entrega de diplomas
La entrega de diplomas es una ocasión muy especial en el mundo académico. Ten en cuenta los consejos que te brindamos para organizar este evento.

Cómo organizar una entrega de diplomas
Una entrega de diplomas puede constar de dos partes, la celebración propiamente dicha, y el festejo posterior con comidas y bebidas. Veamos cómo organizar cada una.

Al realizar un acto formal, se deben seguir las leyes del protocolo y ceremonial. Sea precedido por el ministerio de educación de la región o no, un acto de entregas de diplomas ofrece la formalidad del estudio, el nuevo comienzo en la profesión o un nuevo escalón educativo para el participante. Realmente es una celebración que debe seguir los formalismos oficiales inherentes al caso.

Los actos de entrega de diplomas se dividen en dos partes: la primera, es el acto propiamente dicho, y la segunda, es la reunión que se realiza para celebrar.

La entrega de diplomas

En esta etapa debes tener en cuenta los siguientes consejos:

  • Si existe un escenario, arriba del mismo debe encontrarse un atril, generalmente del lado derecho (a la izquierda visto desde el público). En ese mismo extremo derecho se ubicará la bandera del país.
  • Las personas que darán sus discursos deben subir todas juntas. En primer lugar lo hará el de mayor jerarquía. Todos deben subir por la misma escalera del escenario.
  • Quien abre el discurso será el directivo de menor jerarquía, y cerrará el acto el directivo de mayor rango.
  • Hay que conocer de antemano el tiempo de los discursos de cada uno de los exponentes, para que ninguno se atrase y pueda darle prolijidad al acto.
  • Recuerda tener a un maestro de ceremonias, ya que será quien dé la bienvenida, haga subir al escenario a las personalidades oficiales, y realice la apertura del acto al iniciarse el himno nacional.
  • Las autoridades pueden permanecer paradas o sentadas en el escenario. La ubicación dependerá si la cantidad es par o impar. Si son impares, la autoridad de mayor jerarquía estará sentada en el medio, la que le sigue se ubicará a la derecha de este, el próximo a la izquierda, y así sucesivamente, cumpliendo con la ley de derecha y la ley de precedencias. Si son pares, la autoridad de mayor jerarquía estará sentada en el extremo derecho (izquierda vista desde el público), y le seguirán por orden de precedencias desde la derecha.
  • Luego de la apertura de la ceremonia, y de los discursos, el maestro de ceremonias dará la introducción de la entrega de diplomas. En ese momento, se alejan las sillas del escenario, y se acerca la mesa con los diplomas. El maestro de ceremonia irá llamando al profesor tutor y a los alumnos, por orden alfabético, para hacer entrega de sus respectivos diplomas.
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La reunión posterior a la entrega de diplomas

Cuando termina la entrega de diplomas, se suele realizar una reunión para celebrar este acontecimiento. El tipo de reunión dependerá de lo que desean los participantes-anfitriones, en este caso los diplomados, y el presupuesto con el que se cuente.

En la mayoría de los casos se realiza una reunión de no más de 2 horas y media de duración, con autoridades y familiares. Luego a la noche, o al otro día, los jóvenes diplomados realizan su salida en forma de grupo informal.

Dependerá del horario exacto para conocer el tipo de evento gastronómico a realizar, pero conociendo la duración de la misma y el estilo que se le dará a esta celebración, será a manera de cocktail y con los invitados de pie.

La celebración posterior a la entrega de diplomas puede realizarse en las mismas instalaciones académicas, en una sala aparte, en donde se expondrán sillas o sillones dispersados por el salón. Lo ideal sería que las sillas tengan fundas y los sillones tengan un color en contraste con las fundas de las sillas. La comunicación visual con los colores institucionales de la organización serán los colores que regirán en la ambientación de la sala, además, habrá que incorporar dos mesas grandes conteniendo los bocaditos a servir. En una mesa se encontrará el catering salado, y en la otra mesa el catering dulce. Con respecto a las bebidas, sería conveniente que los camareros desarrollen dicha actividad, según la cantidad de invitados. Cerca de las mesas grandes, se dispondrán mesas auxiliares con platos, cubiertos y servilletas.

Ten en cuenta que si los diplomados son menores de edad, el consumo de alcohol no estará permitido. Una buena opción será realizar diferentes tragos con jugos de frutas y presentados en copas y vasos de las típicas bebidas con alcohol.

En este salón se podrá incorporar música ambiental y se puede jugar con la creatividad desde un aspecto formal, por ejemplo, incorporando en una pared fotos de los egresados, otorgar souvenires-recordatorios simbólicos, darles algún regalo a los docentes destacados, etc.

Se puede ambientar el salón con gigantografías o publicidad institucional de la organización, centros de mesas florales, sectores con decoración de plantas y jarrones, esculturas, etc.

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