Consejos para la planificación de eventos en la oficina

Consejos para la planificación de eventos en la oficina

Cómo organizar un evento en la oficina
Cumpleaños, ascensos, jubilaciones… son muchos los eventos que pueden organizarse en una oficina

Cómo organizar un evento en la oficina
El cumpleaños de los colegas del mes, la celebración del final del año, un logro comercial, el ascenso de alguien o la jubilación de otra persona: son muchos los eventos que se pueden organizar en la oficina.

Organizando eventos en la oficina

Si eres la persona encargada de la organización de eventos en la oficina, ya sean internos o externos, es conveniente que tengas bien armada una lista de proveedores. Bastará con un cuaderno de notas o un archivo en tu ordenador, donde establezcas dos a tres para cada servicio.

Las categorías son fáciles de adivinar: servicios de catering o gastronomía, mozos, fotografía y video, alquiler de vajilla (mesas, sillas, cristalería, cubertería y demás), servicio de barra de bebidas, música y sonido, luces y pantallas, servicio de limpieza y servicio de decoración. Con estos datos, organizar sólo será cuestión de telefonear a estas empresas, pedirles presupuesto para cada ocasión, y poder contratar sus servicios a tiempo y sin demoras.

Si suelen hacer eventos y la empresa ya dispone de los elementos, tenlos en un sitio de guarda seguro. Es habitual que queden las decoraciones, mantelería y otros elementos. Siempre aséalos adecuadamente y luego guarda todo dentro de bolsas plásticas, así no tendrás que repetir la tarea cuando las necesites.

Pasos para la organización

Ni bien sepas del evento que vas a organizar, consulta a los responsables el día y el horario, pidiendo los permisos que fueran necesarios. Acuerda un sitio para la ocasión, como una sala de reuniones, el patio exterior o donde sea. Lo siguiente es contratar los servicios, adecuados al horario del evento (no es lo mismo un ágape en el que se necesita de bebidas y bocadillos, que un almuerzo donde necesitaremos mesas, mozos, comida y más). Con los presupuestos recibidos, corrobora el gasto determinado y haz las contrataciones necesarias con tiempo suficiente, para prevenir eventualidades.

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Luego, encárgate del lugar. Asea la sala, acomodando todo su interior para convertirla en un lugar abierto y de fácil circulación. Coloca decoraciones en los muros, como cartelería, arcos de globos y lo que fuera para la ocasión, y finalmente acomoda las mesas de sentarse o de apoyo, estas últimas a los lados.

Luego encárgate de disponer las mesas con su mantelería y servicios, y comprueba que la bebida y las comidas estén a buena temperatura. Confía en los servicios rentados, pero también controla que las cosas se definan según tu propia planificación.

No te olvides de avisar a los invitados con tiempo suficiente, al menos algunos días, para que liberen sus quehaceres y cumplan con sus obligaciones. Así, llegado el momento sólo tendrás que dedicarte a pasarla bien, disfrutar del evento, y terminada la celebración solicitar el servicio de aseo para dejar la habitación en condiciones, los elementos limpios y en buena guarda, y tú siguiendo con tus obligaciones.

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