Ideas para mantener organizada nuestra casilla de email

Ideas para mantener organizada nuestra casilla de email

Cómo organizar los mensajes de correo electrónico
Los programas de correo electrónico disponen de muchas herramientas para organizar los mensajes

Cómo organizar los mensajes de correo electrónico
No hay limites para guardar emails, y eso puede ser un problema cuando necesitemos buscar algo. Aquí algunas ideas para mantener nuestra cuenta organizada.

Tips para organizar los correos electrónicos

¡Gracias Dios de internet que creaste los buscadores! Con ellos podemos encontrar un email que nos mandó alguien alguna vez hace mucho tiempo.

Pero, ¿no sería mejor ordenar los correos electrónicos para que la búsqueda no se restringa a leer una interminable lista de fechas y asuntos hasta encontrar el que necesitamos? 

Para esto los programas de correo electrónico, como Outlook o Thunderbird, disponen de una variedad de herramientas para organizar casi automáticamente los emails. Se trata de filtros y carpetas que nos permiten con un solo “clic” agrupar todos los mensajes según nos convenga.

Carpetas y filtros para organizar el correo

Además de las carpetas básicas de entrada, salida, enviados, papelera y borrador, podemos crear nuestras propias carpetas para almacenar los mensajes de determinada persona, o los de trabajo, separados de los sociales, por ejemplo.

Luego, dentro de cada carpeta, y dependiendo de las opciones que ofrezca la casilla de correos, podremos aplicar filtros o etiquetas (pendiente, finalizado, un tema en especial, etc.) que nos ayuden a agrupar mejor. Por ejemplo, si recibimos mensajes que nos piden que hagamos algo, los filtraremos como “Pedido”, si nos avisan de un depósito o pago su filtro será “Pagos”; cada uno puede adaptarlo a su conveniencia.

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Algunas casillas nos permiten acomodar el filtro según el remitente, el asunto o alguna palabra clave dentro del texto, esto ayuda mucho. De lo contrario, tendremos que abrir el mail, leerlo y clasificarlo manualmente.

Guardar y ordenar en el disco duro

Si bien las casillas de correo actuales proveen de mucho espacio para guardar los mensajes, podremos abrir una carpeta especial que tenga como fin guardar todos los que sabemos no serán necesarios por mucho tiempo. Eso sí, debemos mantener las etiquetas que les asignamos al principio para no perderlos.

Si tenemos que guardar archivos adjuntos en un email, una buena forma de guardarlos en el disco duro es agregando en las propiedades del archivo la fecha del mail en el que llegaron, y el filtro o etiqueta que corresponda. De esta manera, si por algún motivo necesitamos el original sabremos cómo ubicarlo sin perder tiempo.

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