Pautas para organizar un evento sin cuellos de botella

Pautas para organizar un evento sin cuellos de botella

Cómo evitar los cuellos de botella en los eventos
Es común que se genere un cuello de botella en el estacionamiento

Cómo evitar los cuellos de botella en los eventos
Los amontonamientos de gente en un buffet, en la recepción o en un guardarropas, son momentos incómodos que deben evitarse en cualquier evento.

En algunos eventos suelen ocurrir los denominados “cuellos de botella”. Se trata de inesperadas e indeseadas filas de personas aguardando en un guardarropas, en el estacionamiento, o esperando una credencial en recepción para una exposición o congreso.

¿Cuándo se puede generar un cuello de botella?

Muchas son las situaciones que pueden producir un cuello de botella. Por ejemplo, que comience a llover al ingreso del evento, produciendo que los invitados se vean obligados a tratar de estacionar los autos lo más cerca posible del salón, para no estropear sus vestimentas. También la falta de experiencia de los mozos, o la complicación de los platos, pueden formar filas y agrupamientos de comensales impacientes en buffet froid. Otra causa de cuello de botella puede darse por la inexperiencia de las recepcionistas, o una lentitud en el control de invitaciones o tickets de acceso. Todas estas situaciones provocarán el malhumor de los invitados a cualquier evento.

¿Por qué se genera y cómo evitar un cuello de botella?

Generalmente, estos problemas se presentan porque no han sido tenidos en cuenta en la organización y planificación previa. Es necesario prestar especial atención en algunos lugares críticos, como el control de acceso, el guardarropas, el estacionamiento y el servicio rápido de comidas.

Otro punto de conflicto está en los escenarios. Si tu debes organizar un evento que esté relacionado a la entrega de diplomas, certificados o premios, el movimiento de gente al subir y bajar, y la ubicación de los participantes dentro del escenario, son parte importante para que la celebración se lleve a cabo con éxito.

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Para planificar estas acciones, es necesario tener un servicio de personal auxiliar multifunción para estar en todos estos lugares en sus momentos críticos.

Al ingreso del evento, ten a mano personal especializado en guardarropas, y paraguas disponibles en recepción y en el estacionamiento, además del valet parking. En el control de acceso, si tienes muchos invitados, divide el sector en áreas: que haya bastante personal con una check list organizada por apellidos en orden alfabético, para hacer más rápida la visualización de los invitados. Trata también de incorporar carteles que orienten a las personas en que área deben ubicarse.

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