Sistemas o técnicas para agilizar el registro o inscripción de los invitados a un evento masivo.

Sistemas o técnicas para agilizar el registro o inscripción de los invitados a un evento masivo.

Cómo agilizar el registro o inscripción en un evento
Si no hay más opción que hacer esperar a la gente formando una fila para entrar al evento, logra que la espera sea divertida usando tu imaginación para amenizar el tiempo de espera

Cómo agilizar el registro o inscripción en un evento
Las colas de espera son una tortura, y una que se forme al ingreso de un evento genera malhumor. Para organizar mejor la entrada de los invitados, aquí te contamos algunas soluciones.

Los eventos masivos son complejos para organizar y uno de los detalles que puede hacer fracasar totalmente el resultado es un ingreso desprolijo o mal organizado.

A todos nos pasa que, si al llegar a cualquier evento al que fuimos invitados, tenemos que soportar una fila de más de 10 minutos, nos provoca mal humor y ya nos quita un poco las ganas de quedarnos.

Existen diferentes opciones para hacer que el ingreso a un evento sea ordenado y rápido:

Registro o inscripción online

La inscripción on line a los eventos está muy de moda actualmente y es una herramienta eficaz para lograr un ingreso ordenado. Con formularios pre hechos que los invitados deban enviar por mail o completar desde un sitio web, ahorras el tiempo de acreditación y toma de datos de cada uno. Además, la inscripción estará vigente durante las 24 horas del día y durante el tiempo que esté limitada para hacerse. Es decir, se avisa que la inscripción será del 1 al 5 del mes y las personas de esta manera pueden hacerlo en cualquier momento del día, dentro de las fechas estipuladas.

Otra de las ventajas de la inscripción online a un evento es que se minimizan los errores de escritura, y las personas encargadas de la recepción sólo deben limitarse a mirar las invitaciones impresas por los participantes e indicarles su lugar.

Para evitar la necesidad de imprimir la invitación, existe también la posibilidad de acreditarse vía online o por mensaje de texto desde el teléfono móvil, y que la invitación con sus especificaciones se devuelva por mensaje de texto a cada participante. Al llegar, muestran la pantalla o indican el código de su acreditación, y ya estará listo para ingresar.

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Otra forma, cuando los asistentes al evento son muchos (más de 200 por ejemplo), es enviar a cada uno una invitación con código de barras que tendrán que llevar impresa, y al pasar por la puerta de acceso, un lector, como el de los Telepeaje o los supermercados, reconoce el número y da acceso. La entrada es monitoreada desde un control general donde también se almacenan los datos de los ingresantes.

Señalización del ingreso

Si el evento se realiza en un espacio muy grande, la señalización es indispensable. Las personas que llegan al evento tienen que encontrar sin problemas la puerta de acceso que les corresponde, el lugar en el salón que está previsto e incluso los sanitarios y espacios de servicios.

Si no hay más opción que hacer esperar a la gente formando una fila para entrar, logra que la espera sea divertida usando tu imaginación para amenizar el tiempo de espera.

Recuerda también que en todos los casos, pero especialmente este último, el acceso preferencial para personas con movilidad reducida, embarazadas y gente mayor, es indispensable.

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