Cómo organizar un proyecto paso a paso

Cómo organizar un proyecto paso a paso

Claves de la organización de proyectos
Luego de definir la meta, toma una por una tus “submetas” y crea el accionar que te ayude a cumplirla

Claves de la organización de proyectos
Si necesitas organizar un proyecto, aquí tienes cada uno de los pasos a seguir par que tengas éxito.

Paso a paso, cómo planificar un proyecto

Enfrentar un proyecto a ciegas, sin un plan bien definido, es la manera más certera de destinarnos al fracaso. Seguro que, alguna vez, puede que tengamos un golpe de suerte que haga que nuestro proyecto mal definido no se hunda al fondo del abismo, por cuestiones del azar y condiciones externas. Pero esas ocasiones son mínimas y tan poco frecuentes, que no puedes confiarte en las “buenas intenciones” si lo que buscas es alcanzar el éxito. Por eso, repasemos brevemente cuáles son las claves para la organización de proyectos.

Define el modelo y las bases

Lo primero es definir la meta del proyecto: de qué se trata, qué quieres lograr con él, cuál es el objetivo que vas a buscar. Como siempre te recomendamos, hazlo por escrito (a mano o en el ordenador), para visualizarlo mejor y dar más caridad a tu planificación. Procura tomar nota de los detalles de tu objetivo, incluyendo el “qué”, el “cómo” y –muy importante- el “cuándo”. Un objetivo bien definido no será algo como “plan de expansión de mi negocio”, sino “aumentar 5% el volumen de ventas de mis productos atrayendo más clientes para el final del trimestre”. Qué, cómo y cuándo, claramente establecidos.

Cuando tengas el objetivo del proyecto bien definido (realista, alcanzable aunque algo desafiante), podrás determinar las metas secundarias e hitos por cumplir. En nuestro ejemplo, podría ser un desglose que defina los planes mensuales (“ampliar la clientela para el mes 1, aumentar el 2% de las ventas para el final del mes 2, lograr el objetivo para el mes 3”), y todo lo demás que quieras “ir logrando” para alcanzar la meta al final del período establecido.

En ello, probablemente tendrás muchos sub-objetivos por incluir. Haz una lista completa, apunta absolutamente todo lo que puedes pensar como acciones para tu proyecto. Después, vuelve a leer la lista, y borra aquellos superfluos, los que no sean realistas, los que dependan de las variables externas a tu proyecto. Por ejemplo, si una de tus ideas es algo como “aprovechar un día soleado para hacer un evento al aire libre que te permita atraer a nuevos clientes”, dependerías del clima, del día, y de la concurrencia para lograrlo. Déjalo como una idea que puedes o no cumplir, pero no como un pilar sobre el cual repose el avance el tu proyecto.

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Detalles extra para tu proyecto

Además de lo que pienses hacer para alcanzar tu objetivo, toma nota también de los recursos de los que puedes disponer o los que debes reunir para tu labor. No temas tomar nota por escrito para tener más claridad:

El equipo de trabajo: formado por personas capaces, especialistas en sus tareas, en quienes puedas confiar para delegar sin que ocupes tu tiempo en supervisar constantemente.


Los elementos y materiales: analiza qué debes tener para poder cumplir con tu objetivo: herramientas, taller de impresiones, archivos, espacios físicos, todo lo que puedas pensar. Verifica si lo tienes o si necesitas conseguirlo.

La comunicación: es uno de los motivos por los que muchos proyectos fracasan: la falta de comunicación clara y específica. Asegúrate de comunicarte fluidamente con tu personal, y también contigo mismo, manteniendo una tabla de tu plan de proyecto a la vista, para poder revisarlo a diario. Así evitarás descarrilarte y perder el rumbo.

Los obstáculos, frenos y límites: Apunta una lista con todos los límites de tu proyecto, como legislaciones que debes observar, reglamentos de la empresa o del municipio, horarios de trabajo, cantidad de asistentes al evento, cumplimiento con cuestiones sociales y todo lo que podría representar un problema para tus acciones. Tener esta lista a la vista te evitará todo tipo de trabas, y te ayudará a anticiparte a los inconvenientes.

Luego, podrás dedicarte a hacer tu proyecto con mayor definición. Toma una por una tus “submetas” y crea el accionar que te ayude a cumplirla, en orden y anotando el horario o la fecha límite para cada una. Ten este listado del “paso a paso” a la vista, y date el gusto de ir resaltando, borrando o tachando la que ya hayas cumplido satisfactoriamente. ¡Esto te mantendrá motivado, y también a tu equipo!

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