Bases para organizar un congreso
Organizar un congreso implica hacerlo con, por lo menos, dos mes de anticipación, y teniendo en cuenta los siguientes puntos.
Los profesionales suelen encontrarse en congresos para analizar diferentes temas, presentar nuevos descubrimientos o debatir sobre diferentes situaciones de su trabajo.
Sea cual fuere el motivo por el cual se convoca, los congresos deben cumplir con ciertas normas de organización para que todo salga perfecto.
Tiempos y tema: primeros pasos para organizar un congreso
Contenido
Primero hay que pensar el tema y el alcance, es decir, sobre qué se hará el congreso y a quiénes es pertinente invitar como participantes y como expositores. Dependiendo de estos dos ítems, tendremos la duración aproximada del evento.
Los horarios en un congreso son lo más importante para lograr que sea un éxito. Es conveniente organizar un esquema con los horarios de acreditaciones, de cada charla y por quién será impartida, los tiempos de los descansos, de entrega de certificados y de cierre, etc.
Es conveniente contemplar por lo menos un descanso cada 2 horas y media, en el que se debe permitir a los participantes, o bien salir del lugar para refrescarse y alimentarse, u ofrecerlo en el lugar donde se realiza el congreso.
La elección del lugar dependerá también de los dos primeros ítems; en la mayoría de las ciudades hay diferentes hoteles o auditorios donde se puede realizar el congreso. Una buena idea es solicitar el salón auditorio de alguna Universidad donde se estudie la profesión de los convocados. Si no disponemos de ninguno de estos lugares, se puede rentar un salón amplio, pero aquí hay que tener en cuenta que se necesitarán butacas o sillas cómodas, un escenario, equipo de sonido y una pantalla con proyector para las presentaciones que se hagan.
Personalidades y convocados al congreso
Cuando se sepa el tema del congreso, se deberá invitar a las personalidades más importantes que estén relacionadas con el tema, profesionales directores o presidentes de fundaciones, catedráticos, investigadores, etc. En este punto, hay que pensar si se invitarán personalidades extranjeras, ya que esto implica la necesidad de contar con un servicio de traductores simultáneos si estas personas no conocen el idioma, y habrá que ofrecerles hospedaje y traslado.
Esto también da la pauta de que el congreso tiene que organizarse por lo menos con dos meses de anticipación a la fecha del evento.
Si el congreso será dictado por personalidades muy importantes, se puede realizar un convenio con alguna fundación o Universidad para que avalen el mismo y se pueda entregar un certificado de asistencia a los participantes, que les otorgará puntaje o crédito.
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