Tips para calcular la cantidad de invitados a un evento, y formas de solicitar confirmación

Tips para calcular la cantidad de invitados a un evento, y formas de solicitar confirmación

Armando las invitaciones para saber cuántos asistirán
Para calcular la cantidad de invitados que asistirán a un evento, debemos pedir en las invitaciones que nos confirmen su presencia

Armando las invitaciones para saber cuántos asistirán
Para calcular la cantidad de invitados a un evento, es importante que confirmen asistencia, y también tener presente si habrá acompañantes.

¿Cuántos invitados vendrán a la fiesta?

Cuando estamos organizando un evento muy importante en el que está comprometido mucho dinero en concepto de alimentos y bebidas, necesitamos saber con la mayor seguridad posible cuántos invitados realmente asistirán.

Para armar la lista de invitados hemos realizado un esfuerzo muy grande, ubicando a cada uno en una mesa y calculando la cantidad de alimentos y bebidas que debemos ofrecer, etc., y resultaría todo un inconveniente si al finalizar la fiesta nos damos cuenta que ha sobrado la mitad.

Para evitar semejante problema, lo que podemos hacer es pedir en las invitaciones que nos confirmen la presencia. Para hacerlo hay una forma protocolar y otra más informal.

Forma protocolar para solicitar confirmación de asistencia

Las invitaciones protocolares dicen en el margen inferior izquierdo R.S.V.P., que son las iniciales en francés de la frase “responda por favor”. Si no te parece adecuado ponerlo en francés, podrás también escribirlo en castellano: “S.R.C.”, que significa “se ruega contestar”

Debajo de esta sigla, debemos agregar un teléfono o e-mail donde recibiremos las confirmaciones, si no recibimos la confirmación, daremos por entendido que no podrán asistir.

Solicitud de confirmación de asistencia informal

Si los invitados no son muchos, podemos enviar un mail a cada uno preguntando si asistirán al evento. No es aconsejable llamarlos por teléfono ya que podremos incomodarlos con la pregunta.

De cualquier manera, siempre es conveniente contratar el servicio previendo que algunos invitados que confirmaron su asistencia no podrán venir, pero de esta forma no será un número significativo.

Invitado y acompañante

Lo mismo hay que tener en cuenta con la cantidad de personas que se espera que lleguen con cada invitación. Es decir, uno puede invitar solamente a una persona o también ofrecerle la posibilidad de que lleve un acompañante. Esto debe estar contemplado en la invitación para evitar inconvenientes con el control en la entrada de la fiesta o con los servicios contratados.

Para esto, en la invitación se pueden escribir las siguientes fórmulas: “Sr. /Sra. Pérez y acompañante”; “Familia Pérez”; “Sr. /Sra. Pérez” y “esposa/esposo”.

Son diferentes maneras, pero que dependen del gusto y de la formalidad que se espera en el evento.

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