Errores comunes en la organización de eventos empresariales

Errores comunes en la organización de eventos empresariales

5 errores en la planificación de eventos laborales
Está bueno estar en todos los detalles, pero que no se te olvide el verdadero objetivo del evento empresarial

5 errores en la planificación de eventos laborales
En la organización de eventos empresariales hay varios errores comunes que se cometen. En esta nota los analizamos para poder sortearlos

Errores comunes en la organización de eventos empresariales

Cuando planificamos un día de campo, una jornada de capacitación, de fomento del trabajo en equipo (team building) o cualquier tipo de evento laboral, debemos asegurarnos de incluir a todo el personal. Siempre hay algunos más extrovertidos que gustan de participar en charlas y actividades, y otros que se ocultan a los lados y que, en definitiva, no se están viendo beneficiados por estas acciones que buscan unir a personal y lograr el avance conjunto.

Pero no se trata de una astuta estrategia que estas personas tímidas estén sabiendo aplicar… es que la planificación no los ha incluido adecuadamente, priorizando tal vez las actividades regulares que den paso a los más atléticos, a los más fuertes, a los más graciosos o a esos tipos de personalidades más “llamativas”. Por eso aquí te contamos los 5 errores más habituales que no debes cometer en la planificación de eventos laborales, para que aprendas a reconocerlos y sortearlos e incluyas a todo el personal, en cada una de tus jornadas.

Errores habituales en la planificación y la ejecución general

Quizás el mayor error de planificación sea el de no haberlo hecho con tiempo suficiente. La planificación ordenada te brinda tiempo para ir haciendo las adaptaciones y contrataciones necesarias. Esto es clave para encaminarnos hacia el éxito. Pero, también en la planificación, hay algunos errores habituales que puedes aprender a sortear:

  • No recordamos el objetivo. A veces nos centramos en que el catering sea delicioso, el sitio agradable, las actividades entretenidas y la decoración impecable, y eso está bien… siempre que recuerdes cuál es el real objetivo de la organización. ¿Es fomentar las elaciones entre los colegas? ¿Es informar sobre el cierre del año fiscal de la entidad? ¿Es capacitar a cada persona en el uso de una nueva tecnología? Recordar el objetivo final no sólo te mantendrá enfocado, sino también te ayudará a elegir mejor las acciones, el sitio, la decoración y todo lo demás, con adecuación antes que con estética.
  • Dejar que alguien más planifique. Todo o alguna parte en especial: dejamos que alguien, sin la adecuada experiencia y capacitación, planifique el menú, o la actividades, o los suvenires. El resultado es bastante anticipable: los puntos colapsan, no hay una linealidad, y las partes organizadas por distintas personas fallan categóricamente. Sé el líder de tu organización y delega las partes, pero siempre coordinándolas antes con el plan general de integración y adecuación, gracias a una completa comunicación interna.

Errores habituales en la ejecución del evento

Además de una buena planificación, hay algunos errores habituales que pueden sucederse en la ejecución del evento laboral. Los que te mostramos a continuación son algunos de los más comunes, para que puedas identificarlos y sortearlos eficientemente:

  • No tenemos en cuenta los detalles, sino el todo. Si nos fijamos más en el animador que en las actividades que apuntan a cumplir el objetivo, estaremos en problemas. No se trata de un concurso de popularidad ni de una demostración de fortaleza, sino de una actividad que requiere de la acción conjunta de todos los integrantes del equipo. Ten eso en cuenta, y tu evento será mucho más integral.
  • No consideramos la logística. Es fundamental tener en cuenta los detalles reales del evento. Si lo organizas en un sitio bellísimo pero que queda a muchos kilómetros de distancia, en un sitio oculto y remoto, muchas personas podrían tener dificultades para llegar y, con ello, no ir: en este caso, asegúrate de disponer un transporte compartido, como un pequeño bus, para que todos los invitados arriben al evento en ellos. Lo mismo si, por ejemplo, planificas actividades en la piscina (muchos podrían tener pudor y evitar ir al evento con tal de evitarlo), cuando no proyectamos un menú que respete las elecciones y necesidades de veganos, vegetarianos y personas con regímenes especiales (o por el contrario: ofrecemos sólo opciones para ellos y nada para los carnívoros del mundo), y así.

Conoce los detalles de cada invitado, y asegúrate de que haya una alternativa de comidas, bebidas, dulces y actividades para cada quien. Nadie debería quedar afuera de lo organizado, de igual modo que las actividades deberían ser equitativas y agradables para todos. ¡Tú puedes hacer una planificación simplemente sensacional, siguiendo estos conejos!

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