12 consejos fundamentales para organizar un evento

12 consejos fundamentales para organizar un evento

Tips que debes saber para organizar un evento de manera exitosa

12 consejos fundamentales para organizar un evento

Autor: Pamela Verónica Luques
Tips que debes saber para organizar un evento de manera exitosa
Aquí te presentamos una lista de detalles que debes tener presentes al organizar un evento.

Organizar un evento no es tarea sencilla, así sea una boda para 200 invitados o una simple reunión en casa con amigos y parientes. Todas las celebraciones tienen sus detalles, sus complicaciones, sus protocolos y características particulares.

Si no tienes experiencia en la organización de eventos, o si la tienes pero notas que siempre algún detalle se te escapa, aquí tienes un listado con las características fundamentales para que la organización de tu evento sea un éxito total. Toma lápiz, papel y anótalas:

 

12 consejos importantes para organizar un evento

1.- Es fundamental saber cual es el objetivo del evento.

2.- Planifica todo con más de 6 meses de anticipación.

3.- Realiza un plan detallado de cada acción que realices, con fecha de inicio y término, en lo posible. Los grandes organizadores tienen un timing del evento donde todo esta medido y calculado: en tal momento se encienden las luces, en otro suena la música, en tal segundo entran los mozos con las bandejas flambeando… todo se detalla.

4.- Conoce bien el presupuesto disponible para llevar a cabo tu evento.

5.- El evento es un espectáculo, tus invitados esperan ver algo, y ellos mismos son parte del espectáculo. Por ejemplo, en una boda también se va a ver los vestidos de los invitados, la elegancia de los hombres, la comida, se espera ver algo diferente.

6.- La iluminación es un factor importantísimo, tenlo en cuenta para dar efectos especiales.

7.- Cuenta con excelentes proveedores, busca calidad y precio, siempre es recomendable tener 3 presupuestos detallando servicios y actividad en el lugar del evento. Por ejemplo, si el DJ que contrataste te falla en el momento justo, no tienes otra oportunidad para arrepentirte, y sin buena música en una fiesta, los invitados lo van a notar.

8.- Si realizas un evento con muchísimos invitados, es mejor tener colaboradores con experiencia, ya que todas las actividades a realizar se aceleran. Si fueran pocos invitados, podrás supervisarlo tú mismo.

9.- Haz un listado de improvistos: Cuando ya todo termine y falte poco para el día “D”, haz un listado de probables cuestiones que pueden ocurrir, para saber desde antes qué alternativas tienes para encontrarle la solución rápidamente.

10.- Todo lo que es equipo técnico, ya sean luces, efectos especiales, música, micrófonos, diapositivas, proyector, etc., tienes que probarlo un día antes del evento.

11.- En cualquier tipo de evento, sea grande o chico, sea un evento social, empresarial u oficial, siempre debes contratar una emergencia médica.

12.- Prepárate para el día del evento, estarás nervioso/a, recuerda que es normal sentirse estresado, no tengas miedo, sigue adelante.
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