Datos básicos para organizar cualquier evento social

Datos básicos para organizar cualquier evento social

Algunos consejos básicos que no debes olvidar si estas por organizar una fiesta o evento.

Datos básicos para organizar cualquier evento social

Autor: Julia Lucia
Algunos consejos básicos que no debes olvidar si estas por organizar una fiesta o evento.
Siempre son útiles los tips antes de organizar un evento. Para que ningún detalle quede librado al azar, aquí te ofrecemos algunos consejos.

Por lo menos una vez al año nos toca organizar algún tipo de evento, una fiesta, una comida o una reunión cualquiera.

Si el evento que te toca organizar implica reunir a varias personas y celebrar, entonces hay una serie de puntos que te pueden ayudar para que no te olvides de nada.

 

Invitados al evento

Lo primero es poner fecha, lugar y hora al evento. Luego, con la mayor anticipación posible dentro de los 30 días anteriores, debes enviar las invitaciones. Para esto, si el evento es muy formal, deben ir por correo, si no por e-mail o teléfono estará bien. A cada invitación conviene agregar un “SRC”, es decir, “Se Ruega Contestar”. Además, aclara si el evento es temático o si requiere una vestimenta especial, y si la persona invitada puede ir acompañada: si es una familia, se coloca "Flia. Pérez" o "Sr. Ernesto Pérez y Sra.", para invitar a todos o a los adultos, de lo contrario, si no sabemos quién será el o la acompañante, se debe escribir "Sr. Ernesto Pérez e invitado".


Mantén una lista de invitados prolija que puedas modificar y reorganizar cuantas veces sea necesario. Esta lista te dará una idea de la cantidad de invitados que asistirán para luego organizar el resto del evento.

 

El lugar del evento y la comida

Según la cantidad de invitados será la elección del lugar y la cantidad de comida y bebida que se servirá. Se calcula una entrada, un plato principal y postre por persona, y por lo menos dos copas de bebida para cada plato que se sirva. Para no quedarse cortos con la bebida, que es lo que más se consume, recomiendo un litro cada dos personas invitadas de lo que se ofrezca para tomar durante la comida.

 

El tipo de servicio dependerá de la formalidad del evento y de la cantidad de invitados. Se calcula un mozo o auxiliar cada 2 o 3 mesas. Si la comida es tipo bufet, entonces debe haber auxiliares que organicen las porciones, en este caso calcula un auxiliar cada 5 platos a servir. Para que el servicio sea ordenado, un auxiliar extra guiará a cada mesa para que llegue a servirse sin que se produzca un caos.

 

Para organizar las mesas, ten en cuenta el objetivo del evento, si es necesario contar con una mesa principal y otras “satélite”, o si habrá varias mesas. Si los invitados son muchos, lo mejor es que tú digas con quien se sientan.

 

La música y la decoración quedan a tu gusto, recuerda que ninguna de las dos debe ser excesiva ni molestar durante el tiempo de la comida. 

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Si estas por organizar un evento o fiesta donde reunirás a varias personas, no debes olvidar estos puntos básicos en la organización.

Foto: Humberto Terenziani - Vía Flickr

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